• PREVENCION DEL RIESGO DE LA/FT/FPADM:

El SIPLAFT tiene como objeto fundamental minimizar la posibilidad que a través de las actividades que se consignen en escritura públicas, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos, financiación del terrorismo y/o financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. En este sentido, debe esta conformado por medidas y procedimientos suficientes que permitan dar cumplimiento a este objetivo, e incluir por los menos lo siguiente:

a. Identificar las situaciones que generen riesgo de LA/FT en los actos o contratos que se hacen mediante Escritura Pública.

Se deben identificar los trámites que se realizan mediante Escritura Pública, con el propósito de identificar situaciones que generen alertas. Una vez identificadas las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT/FPADM, según los mecanismos e instrumentos, el Notario, realizará el reporte a las autoridades correspondientes.

b. Acreditar procesos de debida diligencia.

Para poder acreditar los procesos de debida diligencia, los Notarios deben obtener la información que legalmente se deba exigir a los usuarios, además de verificar las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, en los siguientes casos:

  • Conocimiento de los Usuarios: La debida diligencia notarial en el conocimiento de los usuarios del acto o contrato que se realiza por Escritura Pública, será implementada según las características legales del trámite notarial respectivo. Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del usuario, deben solicitarse sus documentos legales de identificación, su dirección, teléfono, correo electrónico, de ser el caso, la actividad económica de los comparecientes, cuando el trámite así lo permita y cualquier otra información adicional necesaria para la autorización de la Escritura Pública. La información suministrada por el usuario, así como el nombre de la persona que la recibió, queda debidamente documentada en el instrumento para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia. Cuando el otorgante presenta para su identificación el comprobante del documento en trámite expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el Notario procederá a hacer la identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar, de conformidad con el artículo 18 del Decreto Ley 00019 de 2012.
  • Conocimiento de personas expuestas políticamente: Si ante la Notaria comparecieran personas expuestas políticamente, los procesos para el conocimiento de esta clase de usuarios deberán ser más estrictos. En este tema lo importante es que la Notaría tome las medidas necesarias, para no ser utilizada en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
  • Conocimiento de trabajadores o empleados: La Notaria debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y actualizar en lo posible su confiabilidad.
  • Información mínima para efectuar el conocimiento del usuario: En el trámite de escrituras los usuarios deben documentar la siguiente información:

Para personas jurídicas: a) Certificado de existencia y representación legal
b) Firma, número de identificación y huella del solicitante.

Para personas naturales nacionales o extranjeras: a) Documento de identidad
b) Actividad económica
c) Domicilio, dirección y teléfono
d) Correo electrónico
e) Estado civil
f) Firma y huella.

c. Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas.

La Notaria deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. Dichas herramientas pueden consistir en aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas electrónicas cuya información pueda ser consolidada periódicamente y le permiten monitorear los actos escriturarios efectuadas por los usuarios.

Estas herramientas tecnológicas se adecuaran a la complejidad de cada Notaría, teniendo en cuenta sus características particulares, tamaño, ubicación geográfica, diversos tipos de contratación y actuaciones notariales que solicita la comunidad, [os tipos de usuarios o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.

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